Beneficios del Servicio de Confirmación de Eventos
La organización y planificación de cualquier tipo de evento requiere de mucho trabajo. Muchas veces la responsabilidad de dicha organización recae sobre un equipo reducido de personas, o incluso sobre un solo individuo, que tiene que realizar diversas tareas. Entre algunos deberes de un organizador de eventos se encuentran: escoger local, determinar hora y fecha, crear el contenido del programa, escoger el menú del evento, etc. Una manera muy efectiva de restarle un poco a la carga de trabajo organizativa es tercerizando a un Contact Center, como Enlace, el servicio de confirmación de eventos. Este servicio te ahorra tiempo y dinero, además de ejecutar eficientemente el registro de una variedad de eventos virtuales y físicos como: reuniones, conferencias, y eventos permanentes como clases y seminarios.
¿Cómo funciona el Servicio de Confirmación de Eventos?
Básicamente, Enlace Contact Center cuenta con un servicio de confirmación de eventos que provee una línea telefónica centralizada para que los invitados confirmen su asistencia a cierto evento.
Los asistentes al evento llaman al servicio de registro para reservar sus puestos y también para indagar respecto al hospedaje, atuendo, opciones para cenar, espacios de parqueo, etc. Los servicios de Confirmación de Eventos también pueden ser personalizados para su evento, permitiendo a los asistentes indagar respecto a dudas o preguntas adicionales que puedan tener.
En su calidad de huéspedes del evento, se puede indicar a los agentes del Contact Center proveer detalles adicionales que puedan considerarse relevantes para compartir con los asistentes al momento de que estos llamen para confirmar.
Un servicio de confirmación de eventos, además de cumplir con su labor de registro, funciona como una herramienta de servicio al cliente y recopila la información pertinente de los asistentes al evento. Administrando la comunicación con los asistentes y ampliando, si el caso aplica, las bases de datos de tus clientes.
El tercerizar una parte tan vital del evento como la confirmación de asistencia puede parecer preocupante, pero a través de la tecnología, comunicación y transparencia, el proceso estará ininterrumpidamente integrado con su organización y evento.
Además, el Servicio de Confirmación de Eventos no necesariamente tiene que ser un trabajo de una sola vez, sino que también funciona perfectamente para actividades en desarrollo como cursos y seminarios.
Beneficios Adicionales
Enlace Contact Center también ofrece servicios de recordatorio de eventos, realizando llamadas a los asistentes (en caso necesario) y proveyéndole al organizador reportes de confirmación de asistencia. Nuestros operadores están siempre disponibles para recibir llamadas de los asistentes al evento para ayudarlos cortésmente. Ellos están entrenados en comunicaciones telefónicas y en los protocolos de negocios de su organización para hacer del proceso en general una grata y agradable experiencia.
Al igual que con los otros servicios de Enlace Contact Center, los agentes de servicio al cliente están disponibles durante las 24 horas del día para ayudarle a sus clientes, asistentes, o empleados. Esto es particularmente importante si su evento cuenta con asistentes de otras partes del mundo, pues al llamar de diferentes partes del mundo y de diferentes husos horarios, el asistente no necesariamente tendrá la disponibilidad de llamar en horas de oficina.
Beneficios de Usar un Servicio de Confirmación de Eventos
- Crear las mejores primeras impresiones: El registro es una de las primeras interacciones del asistente con el evento, por tanto, un registro conveniente y efectivo le da al asistente una gran primera impresión.
- Ahorra tiempo: Al tercerizar una confirmación de eventos, tienes más tiempo y más recursos para dedicarte a la planeación del evento mismo.
- Registro sin errores: Durante la planeación de un evento, es común cometer errores organizativos simples. Esto es debido al gran volumen de información que un organizador supervisa. Confiando en agentes de servicio al cliente experimentados, mantienes un servicio de registro preciso y en tiempo real de los asistentes y demás detalles cruciales.
- Ahorra dinero: Debido a que nuestro servicio captura precisamente la información de registro, puedes evitar el gasto innecesario de invertir en hospedaje y alimentación de invitados que no asistirán.
- Servicio: La confirmación de asistencia al evento puede ser una tarea muy desafiante debido al alto volumen de llamadas y correos electrónicos entrantes. Una mala experiencia al teléfono puede arruinarle la experiencia a un invitado (y potencial cliente) y ahuyentarlo de tu evento. Nuestra mayor preocupación en Enlace Contact Center es proveer una experiencia agradable, cortés y precisa para asegurar el éxito de tu evento.